Din virksomhed kan via TimeGuru betale skattefri rejsegodtgørelse (diæter) med måltidsreduktion og skræddersyede skattepligtige tillæg efter Statens regler.

Vores nye modul ‘Rejseafregning’ sørger for at alle medarbejdere nemt kan registrere deres rejse, og blive kompenseret for det.

Registreringen er gjort så nemt som muligt, med valg af dato, tidspunkt og rejseland, samt simpel afkrydsning til måltidsreduktion.

Sådan gør du

For at benytte vores brugervenlige rejseafregningsmodul, kræver det et PRO abonnement. Modulet er også inkluderet i TimeGuru’s 30-dages prøveperiode.

For at aktivere rejseafregning, går du til Menu (De tre streger i øverste venstre hjørne) > Indstillinger > Systemindstillinger

Gå til 2. fane ‘Vælg moduler’ > ‘Aktiver PRO funktioner’ og sæt flueben ud fra ‘Rejseafregning med måltidsreduktion’.

Opsætning af rejseafregning består af 4 trin:

Trin 1 – Oprettelse af en aktivitet, så rejsen kan registreres i ugesedlen.

Trin 2 – Oprettelse af et løntillæg, så rejsekompensationen kan overføres til den korrekte konto i lønsystemet.

Trin 3 – Oprettelse af et eller flere priselementer, som er den gældende sats for rejsen (i Danmark eller i udlandet).

Trin 4 – Selve opsætningen af rejseafregningen for hvert land. Herefter kan medarbejdere
oprette deres rejseafregning fra deres widget i cockpittet.

Trin 1

Klik på ‘Stamdata oversigt’ (tandhjulet i øverste højre hjørne) > ‘Aktiviteter’ > ‘Opret ny’ (Øverst til venstre)

Aktiviteten oprettes så afregningen kan eksporteres til løn, men bruges ikke til registrering. Derfor er det kun Navn der skal udfyldes under oprettelse af aktiviteten.

Navn kan eventuelt være ‘Rejseafregning’.

Derudover er det vigtigt at du under afsnittet ‘Medlemmer’ slår medlemmer fra.

Aktiviteten skal ikke have medlemmer. Fjern derfor fluebenbet ved ‘Alle brugere’ og klik ‘Gem’.

Trin 2

Løntillæget sørger for at rejsekompensationen overføres til den korrekte konto i lønsystemet. 

For at oprette et løntillæg, går du til ‘Stamdata oplysninger’ > Løntillæg > Opret ny

Udfyld navn, eksempelvis ‘Skattefri rejsegodtgørelse’.

Feltet ‘Omregning opsætning’ skal stå til ‘Brugerindtastning.’

Herefter klikker du ‘Opret’. 

Trin 3

Det er priselementet som bestemmer prisen på den pågældende rejse.

I eksemplet er brugt den gældende procentsats for Danmark 2026, som er på 625kr. pr.
døgn.

Hvis din virksomhed opererer i flere lande, skal du oprette et priselement for hvert land, med landets pågældende takst.

Navngiv priselementet efter land og indtast satsen for det pågældende land

Klik herefter ‘Opret’.

Trin 4

Nu er alt forberedt, og du kan opsætte rejseafregning for hvert land med tilhørende diæter og eventuelle ekstra skattepligtige tillæg.

Gå til ‘Stamoplysninger oversigt’ (Tandhjulet) > Rejseafregning opsætning > Opret ny

Indtast navn på landet rejseafregningen drejer sig om, og tilføj tilhørende aktivitet og løntillæg fra trin 1 og 2.

Hvis rejseafregningen skal godkendes af en leder, skal du sætte flueben i ‘Send rejse til ledergodkendelse’.

I ‘Vælg rejsemulighed’ vælges landet, som er det priselement vi oprettede i trin 3.

Taksterne for morgenmad, frokost, og aftensmad reducerer det samlede rejseafregningsbeløb.

Disse takster er forudfyldt med de gældende procentsatser for Danmark 2026, men kan justeres i afsnittet nedenfor (Mulighed for reduktion).

Hvis der skal tilføjes ekstra tillæg til rejseafregningen, er dette muligt under ‘Ekstratillæg’.

Sæt flueben i ‘Tilføj ekstra tillæg’ og benyt trin 1-3 i denne vejledning for at oprette aktivitet, løntillæg og priselement til ekstratillæget. 

I det sidste afsnit i opsætningen af rejseaktiviteten, kan du tilvælge, om hvorvidt man skal registrere kunde eller projekt på rejseafregningen, eller om man skal skrive en kommentar.

Hvis du ønsker at til- eller fravælge brugere som kan benytte rejseafregningen, kan du slå fluebenet fra ‘Alle brugere’ og tilvælge dem, der skal kunne registrere.

For at gøre rejseafregnings-widgetten synlig i dit cockpit, gør du således:

Gå til dit Cockpit > Klik på den lille svensknøgle i øverste højre hjørne > Sæt flueben i ‘Rejseafregning’

Nu er widgetten synlig i dit cockpit.

For at registrere en rejse, klik på ‘Ny rejseafregning’ direkte i dit cockpit.

Indtast start- og slutdato, samt tidspunkt, for rejsen.

Hvis medarbejderen får et eller flere betalte måltider under rejsen, sættes der flueben i de pågældende måltider. Det endelige beløb reduceres med taksten for hvert måltid automatisk.

Når rejseafregningen er udfyldt, klik ‘Anmod’.

Anmodningen vil ligge i rejseanmodnings-widgetten hos den pågældende leder, og kan godkendes på samme måde som ferie.

Skal rejseanmodningen ikke ledergodkendes, lægges den i medarbejderens rejseafregningswidget og vil blive registreret og låst i ugesedlen med det samme.

Bemærk, at rejseafregningen vil registreres den dag, hvor den er godkendt af leder.

Er ledergodkendelse ikke aktiveret, vil rejseafregningen registreres den dag, som den er oprettet.

Rejse-afregningen registreres således, for at sikre, at udbetalingen altid kommer med i indeværende lønperiode.

Det vil sige, at i tilfælde af medarbejderen ikke har fået oprettet sin rejseafregning eller hvis lederen ikke har fået godkendt rejsen i lønperioden, hvor rejsen er afholdt, så vil rejseafregningen være med i den lønperiode, hvor rejsen er registreret eller godkendt, selvom rejsen ligger i en anden lønperiode.

Skal vi vise dig, hvor nemt det er? Ring 71 74 11 15 eller skriv til info@timeguru.dk