Allerede når du opretter dit system, bliver en del af opsætningen klaret. Baseret på det, du satte op under oprettelsen, kan dine systemindstillinger være forudfyldt nogle steder. Du kan naturligvis rette disse indstillinger.
Find systemopsætning ved at gå til menuen i øverste venstre hjørne -> Indstillinger -> Systemindstillinger
1. Firmaoplysninger
Når du indtaster dit firmanavn, vil TimeGuru selv finde dit firma og udfylde alle de tilgængelige oplysninger fra CVR-registeret.
| Firmanavn (obligatorisk): Find dit firma ved at begynde at udfylde navnet. | Standard valuta: Vælg mellem listen af valuta. | Addresseoplysninger: Addresse, postnummer, by, land. Udfyld til automatisk beregning af kørepenge og kundefakturaer. |
| Momsnummer | Tillad kun login med: Valgfri metode eller login med Microsoft. | Tidszone: Vælg tidszone via drop-down menu. |
| Telefon | Primær kontakt: Vælg mellem eksisterende brugere i dit system. |
Standarder
Sæt sprog, normtidsberegning, og ugenorm.
Standarder kan også ændres på brugerniveau.
2. Vælg moduler
Vælg, om dine medarbejdere skal registrere timer, kørepenge, og/eller udlæg via ugesedlen. Kun de funktioner du vælger her, vil blive vist. Resten skjules for brugervenlighedens skyld. Du kan altid ændre disse indstillinger, uden at miste historisk data.
Hvilke moduler skal du bruge?
Vælg, hvilke moduler du skal bruge i ugesedlen:
- Tidsregistrering, ferie, og fravær
- Vis graf i bunden af ugesedlen, og vælg om grafen skal opdeles efter aktivitet, kunde, eller projekt.
- Kørepenge med Google Maps integration
Aktivér PRO funktioner
Du kan aktivere en gratis prøveperiode på 30 dage for at afprøve, om nogle af disse funktioner kan være nyttige for jeres virksomhed.
- Ferie med ledergodkendelse
- Løntillæg – automatisk beregnet ud fra arbejdstid eller fast beløb
- Medarbejdergodkendelse af registreringer
- Ledergodkendelse af registreringer
- Foto dokumentation til projekter og aktiviteter
- Udlæg med foto
- Rejseafregning med måltidsreduktion
Timebank og flekstid opsætning
Timebank opsætningAktivitet til betalt fravær: Vælg mellem de aktiviteter, som du selv har oprettet via Stamdata. Tillæg til udbetaling: Vælg mellem de løntillæg, som du selv har oprettet via Stamdata.
|
Flekstid opsætningVælg, om I tillader udbetaling af flekstid via anmodning, og hvilke løntillæg der skal tilknyttes. Vælg også, om medarbejdere skal anmode om at afholde fleksfri. Hvis dette punkt aktiveres, kan bruger anmode om fleksafholdelse i timer eller en periode. |
Automatisk rapportering
Du kan aktivere automatiske rapporter til forskellige roller i valgte intervaller.
Du kan vælge, om rapporterne skal sendes til afdelingsledere og tilpasset godkendere, og/eller alle brugerdata til specifikke mailadresser.
Overvåg hviletid mellem arbejdsdage
Vælg, hvilke aktiviteter der skal overvåges, hvor mange timers hvile der skal være mellem arbejdsdage, og hvad der skal ske ved brud.
Særlig ferie og fraværsopsætning
Aktiver forskellige opsætninger med flueben:
Øvrige indstillinger
Indstil flere indstillinger, så dit TimeGuru system er præcis, som du vil have det.
3. Ugeseddel opsætning
Når du registrerer timer, kilometer og udlæg, kan du knytte disse registreringer til kunder, projekter og aktiviteter. Nogle vil gerne arbejde simpelt med intern tid, mens andre gerne vil projekt- og kundestyre. Med nedenstående opsætning, kan du selv tilrette ugesedlen, så den passer til din virksomhed. Vi anbefaler som minimum, at aktivere obligatorisk valg af aktivitet, da dette felt også benyttes til ferie og fravær.
Hvad skal du bruge i din ugeseddel?
|
|
Vælg også om ovenstående skal være obligatorisk for:
- Timer
- Udlæg
- Kørsel
- Løntillæg
Hvordan håndteres pauser?
Skal pause fratrækkes automatisk ved tidsregistrering? Vælg antal minutter, og om fratrækning af pause skal være standard valg.
Andre regler og indstillinger
Tilpas systemet til jeres specifikke behov, ved at vælge, om start/slut tid skal skjules fra tidsregistrering, om start/slut tid er tvungen, om nummerplade er obligatorisk ved kørselsregistrering, osv.
4. Planlægning
Planlægningsmodulet er meget fleksibelt og fuldt integreret i ugesedlen. Det betyder at medarbejdere kan se dagens plan i ugesedlen og godkende når opgaven er fuldført, hvorefter der automatisk oprettes en tidsregistrering. Du kan altid sammenligne planlagt og faktisk forbrug, og dermed blive endnu bedre til at planlægge fremtidige opgaver. Med tilknyttede priselementer, får du også mulighed for at se forventede og faktisk omsætning. Planlægningsmodulet kan benyttes til at kalenderstyre alle former for aktiviteter og ressourcer, lige fra medarbejderes opgaver til biler, møderum osv. Ring eller skriv til os, hvis du vil vide hvordan planlægningsmodulet kan tilpasses din virksomhed.
Sæt jeres åbnings- og lukketider, og vælg om I benytter Outlook eller Google.
Elementer i planlægningen
Vælg, hvilke elementer der er relevante for jeres planlægning, såsom emne, beskrivelse, kunder, og så videre.
5. Fakturaopsætning
TimeGurus faktureringsmodul er fleksibelt, og kan nemt tilpasses til jeres specifikke behov.
Vælg, hvilke registreringer der skal inkluderes, eksempelvis om det kun skal være projektleder godktendte registreringer, eller om afdelingsleder godkendte registreringer også skal inkluderes.
Opsæt betalingsfrist, overskrift, indhold, bund linje, og så videre.
Fakturering af timer opsætning
Opsæt enhed og varenummer for timer, kørepenge, og udlæg. Vælg, hvilke oplysninger der skal inkluderes i fakturalinjerne, såsom medarbejder, dato, og projekt.
Her kan du også vælge, om timer skal rundes op.
6. Opsæt udlæg
Vælg, om bilag skal være obligatorisk når man anmoder om udlæg.
Tillad valg af valuta og rettelse af valutakurs, og om udlæg er fakturerbar.
System design
For at gå til system design, navigér til menuen i højre venstre hjørne -> Indstillinger -> System design
Her kan du uploade firma og faktura logo, vælge menubar farve, og tekstfarve. Vælg også, om ugesedlen skal vise ikoner eller tekst til knapper.
