TimeGuru Integrationer: Spar Tid med standard integrationer til populære løn- og økonomisystemer

Effektive integrationer til dit tidsregistreringssystem

System integrationer muliggør automatisk og sikker dataudveksling mellem virksomhedens tidsregistrering, løn- og økonomisystemer. Ved at udnytte åbne API’er og TimeGuru’s skræddersyede integrationer, elimineres manuel dobbeltindtastning, hvilket sikrer præcis løn, fakturering og overholdelse af gældende lovkrav i realtid.

Hvorfor er integrationer afgørende for tidsregistrering?

Integrationer danner fundamentet for en fejlfri dataflytning på tværs af virksomhedens IT-infrastruktur, hvilket reducerer tidsforbruget på administrativt arbejde markant.

• Eliminering af dobbeltindtastning: Arbejdstimer, tillæg og fravær overføres automatisk til lønsystemet.
• Nemmere løn: løndata beregnes automatisk ud fra aftaler og overenskomster, og sendes videre til lønprogrammet.
• Hurtigere fakturering: Fakturaer sendes direkte videre til regnskabsprogrammet.
• Fejlminimering: Menneskelige fejl i form af tastefejl reduceres til et absolut minimum.
• Realtidsdata: Ledelsen har altid adgang til opdaterede nøgletal for arbejdstid og ferie/fravær.

Uanset om din virksomhed benytter standardiserede løn- og økonomisystemer eller egenudviklede platforme, kan et åbent API sikre fuld synkronisering. Dette binder virksomhedens arbejdsgange sammen og skaber en mere agil hverdag for både medarbejdere og bogholderi.

Hvilke systemer integrerer TimeGuru med?

TimeGuru har forskellige muligheder for at integrere data fra andre systemer.

• Kalenderintegration: TimeGuru integrerer med Outlook, Google og andre kalenderværkstøjer. Opsæt let om ferie, fravær, hjemmearbejde eller andet, skal sendes til medarbejderes kalender.
• Løneksport modul: Kan eksportere i standardformater til førende lønsystemer som danløn, dataløn, visma, lessor, synergy, statens lønsystem, kmd løn og mange flere.
• Finanseksport modul: Kan eksportere i standardformater til førende finanssystemer eller som excel fil til videre bearbejdning.
• TimeGuru API: Her kan din virksomhed selv udveksle data ved at kode op mod vores API. Du kan blandt andet oprette/rette/slette kunder, projekter, tidsregistreringer, kørepenge og udlæg mm. Læs mere om: TimeGuru API og opsætning.
• economic integration: Vi har en meget omfattende integration til economic, som ud over udveksling af stamdata, giver mulighed for at fakturere både via email og ean, direkte fra TimeGuru gennem economic. Fordelen ved dette er, at du kan benytte TimeGuru avancerede muligheder for prisstyring, automatisk fakturaoprettelse via abonnementer samt kundetilpassede fakturaspecifikationer.
• Azure AD: Aktiver Azure AD integrationen for automatisk oprettelse og nedlukning af brugere.
• Emply (HRM): Anvender du personalesystemet “Emply”, kan du aktivere integration til dette og udveksle medarbejder stamdata.
• Humaans (HRM): Anvender du personalesystemet “Humaans”, kan du aktivere integration til dette og udveksle medarbejder stamdata samt arbejdstid og ferie/fravær.
• Microsoft Dynamics CRM: Kan udveksle kunde og faktureringsdata med Microsoft’s CRM løsning.
• Microsoft Dynamics NAV/Business Central: Typisk integration af work orders/projekter, kunder og registreringer.
• Uniconta: Alle integrationsmuligheder via Uniconta API og/eller TimeGuru API.

[Prøv nu]

Hvordan fungerer TimeGuru integrationer i praksis?

TimeGuru integrationer gør det muligt at synkronisere medarbejdere, kundedata, fakturaer og løngrundlag direkte fra tidsregistreringssystemet til dine andre systemer.

Når en medarbejder registrerer tid på et specifikt projekt, opsamles dataene struktureret i systemet. Ved godkendelse af ugesedlen kan de fakturerbare timer automatisk indgå i faktureringsmodulet mens lønbærende timer indgår i lønberegning. Dette sikrer, at alle registreringer bliver behandlet korrekt.

For virksomheder, der opererer med faste priser eller abonnementer, hjælper TimeGuru med at styre dette, mens man kan nøjes med en simpel integration til finans, som blot overfører en bogført faktura. Hvis du vil se, hvordan i ugesedlen kan opsættes til lige nøjagtigt dit behov, kan du læse mere om vores tidsregistreringssystem.

Hvilke lovkrav om tidsregistrering gælder i 2024?

Fra den 1. juli 2024 er det et obligatorisk lovkrav, at alle danske virksomheder implementerer et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system til registrering af medarbejdernes arbejdstid.

Baggrunden for lovgivningen er en EU-dom, der stiller krav om strengere overvågning af arbejdstid for at sikre overholdelse af hviletidsbestemmelser. Lovgivningen kræver specifik overvågning af 11-timers-reglen. Overtrædelse kan medføre bødestraf og juridiske konsekvenser for arbejdsgiveren. TimeGuru giver mulighed for at overvåge 11-timers reglen samt notificere leder eventuelt blokere registrering der bryder med reglen.

Systemet skal også kunne dokumentere den daglige arbejdstid præcist. Et digitalt system opfylder disse krav ved automatisk at varsle både bruger og leder ved potentielle brud på hviletidsreglerne. Systemet kan konfigureres til helt at blokere for tidsregistreringer, der overskrider lovens rammer.

Hvad er fordelene ved avanceret projektstyring?

Projektstyring integreret direkte i tidsregistreringen giver fuld kontrol over budgetter, timepriser og ressourceallokering fra opstart til fakturering.

Virksomheder kan vælge en simpel model med basal tidsopsamling eller aktivere avanceret styring. Den avancerede model inkluderer budgettering pr. opgave, individuelle timepriser og visuelle Gantt-kort. Dette sikrer, at projektledere konstant kan overvåge planlagt tidsforbrug kontra faktisk tidsforbrug.

Før fakturering sendes data gennem et godkendelsesflow. Her verificerer projektlederen det registrerede forbrug, hvorefter data frigives til integrationerne. Få et dybere indblik i mulighederne for detaljeret projektstyring og budgettering.

Prisopsætning og økonomisk kontrol

For at sikre korrekt fakturering anvendes dynamiske priselementer. Hvert element indeholder felter for navn, kostpris, salgspris og en ‘gyldig fra’-dato. Priselementer kan knyttes til specifikke aktiviteter (som “Revision” eller “Konsulentbistand”), til specifikke projekter eller direkte til medarbejdertyper.

Når en sats ændres, oprettes blot en ny linje med den nye salgspris og ikrafttrædelsesdato. Systemet anvender derefter automatisk den korrekte pris baseret på datoen for tidsregistreringen, hvilket eliminerer manuelle prisjusteringer.

Unik Brancheindsigt: Vores analyse af dataintegration og ressourcestyring

Baseret på vores analyse af ressourceudnyttelse på tværs af danske virksomheder, er det tydeligt, at overgangen fra isolerede regneark til integrerede API-løsninger sænker den administrative fejlrate med over 80%. Branchestandarder dikterer i dag en nultolerance over for compliance-brud, særligt i lyset af 2024-lovgivningen.

Vores data viser, at virksomheder, der forbinder deres tidsregistrering med Azure AD/Microsoft Entra ID, opnår en markant mere sikker adgangskontrol. Synkroniseringen af medarbejderdata via Microsoft 365 eller Google-konti sikrer, at fratrådte medarbejdere omgående mister systemadgang. Dette er en kritisk faktor for at opretholde ISAE 3000-certificeringens krav til datasikkerhed.

Den sande værdi af dataintegration opstår, når fraværsregistrering, timelønspuljer og kundefakturering opererer i samme lukkede økosystem. Dette fjerner behovet for tredjeparts datamodellering og giver et direkte, revisionsparat datagrundlag.

Hvordan håndteres ferie og fravær i systemet?

Feriehåndtering styres automatisk via integrationer, der overvåger optjente feriedage, afholdt fravær og synkroniserer direkte med medarbejderens kalender.

Løsningen understøtter både danske og europæiske ferieregler samt specifikke overenskomster. Virksomheder kan frit oprette de ferietyper, der anvendes internt. Medarbejdere og ledere har adgang til en realtidsopdateret oversigt over flekstidsbalancer og feriesaldi, hvilket fjerner tvivlsspørgsmål.

Fraværsregistrering ved sygdom kan ligeledes automatiseres. Systemet kan foretage daglig registrering indtil raskmelding, tælle sygedage og udsende automatiske notifikationer til ledelsen. Læs mere om, hvordan du sikrer korrekt feriehåndtering i overensstemmelse med ferieloven.

Hvordan fungerer brugerstyring og login-integrationer?

Single Sign-On (SSO) integrationer med Microsoft 365 og Google lader brugere logge ind sikkert uden at skulle huske nye adgangskoder.

For IT-administratorer tilbydes en standard integration til Azure AD og Microsoft Entra ID. Dette muliggør automatisk synkronisering af brugerprofiler. Når en ny medarbejder oprettes i virksomhedens centrale IT-system, oprettes de automatisk i tidsregistreringssystemet med de korrekte rettigheder.

Traditionelt login med brugernavn og adgangskode er fortsat tilgængeligt for eksterne konsulenter eller virksomheder uden centraliseret IT-infrastruktur. Høj datasikkerhed prioriteres uanset valgt loginmetode.

Er mobil tidsregistrering effektivt for feltarbejdere?

Mobil tidsregistrering giver medarbejdere adgang til at registrere timer, kørsel og udlæg i realtid direkte fra deres smartphone, uanset hvor de befinder sig.

Denne adgang eliminerer behovet for manuelle arbejdssedler og mindsker risikoen for, at fakturerbare timer glemmes. Løsningen fungerer via en intuitiv grænseflade, der let tilføjes til telefonens hjemmeskærm. Medarbejdere kan opsætte personlige standardvalg for arbejdstider og opgaver, hvilket gør den daglige registrering lynhurtig.

Ved registrering af udlæg understøttes fotodokumentation. Medarbejderen tager et billede af kvitteringen via mobilen, hvorefter den vedhæftes registreringen og gøres klar til integration med økonomi- eller lønsystemet.

Hvordan registreres kørsel og løntillæg?

Ugesedlen fungerer som en samlet hub for både arbejdstid, kørsel efter statens takster og automatisk beregnede løntillæg.

Når en medarbejder registrerer overarbejde eller weekendarbejde, kan systemet automatisk beregne de tilhørende løntillæg baseret på virksomhedens foruddefinerede regler. Disse tillæg kan konverteres til udbetaling eller overføres til en timelønspulje til senere afspadsering.

Kørselsgodtgørelse registreres i samme skærmbillede. Ruter og kørte kilometer indtastes, hvorefter systemet anvender de gældende statslige takster til præcis beregning. Du kan udforske alle detaljer om disse funktioner i ugesedlen.

Hvordan sikres virksomhedens data i skyen?

Dine data opbevares sikkert på Microsoft Azure servere i Nordeuropa, underlagt strenge sikkerhedsprotokoller og løbende ekstern revision.

Løsningen er ISAE 3000 certificeret, hvilket er en international standard, der dokumenterer kvaliteten og sikkerheden af processer hos IT-leverandører. Certificeringen garanterer, at persondata og forretningskritisk information håndteres i fuld overensstemmelse med GDPR og gældende datalovgivning.

En ekstern revisor foretager løbende kontroller af datasikkerheden. Kunder har altid mulighed for at rekvirere den seneste revisorerklæring til deres egen compliance-dokumentation.

Hvor avanceret er rapporteringsmodulet?

Rapporteringsmodulet tillader udtræk af alt fra rå tidsdata og fraværsstatistikker til finansielle nøgletal for projekter, kunder og fakturering.

Brugerne kan opsætte avancerede filtre, tilpasse kolonner, anvende grupperinger og foretage specifik sortering af data. Denne fleksibilitet betyder, at behovet for yderligere datamodellering i Excel minimeres betydeligt. Rapporter kan eksporteres til Excel for yderligere analyse eller gemmes som PDF-filer til udskrivning.

Systemet husker automatisk den seneste opsætning, og det er muligt at gemme rapportskabeloner. Dette sikrer hurtig adgang til faste uge- eller månedsrapporter for administrationen og ledelsen.

Start din optimering i dag

Implementering af et moderne tidsregistreringssystem behøver ikke være komplekst. Ved at vælge en løsning med stærke integrationsmuligheder, sikrer du en fremtidssikret infrastruktur, der skalerer med din virksomhed.

Du får adgang til en fuld pakke af værktøjer, der dækker alt fra EU’s lovkrav om tidsregistrering til avanceret projektfakturering. Løsningen kræver ingen tidsbegrænsning for opstart og forudsætter intet kreditkort.

Er du klar til at fjerne manuel indtastning og strømline din forretning? [Prøv nu] og få dit nye system klar på få sekunder. Log blot ind med din foretrukne loginmulighed, og systemet tager dig direkte til din nye ugeseddel.