Implementering af et lovpligtigt og agilt timeregistreringssystem

Et timeregistreringssystem er en digital platform, der anvendes til præcist at logge, administrere og analysere medarbejdernes arbejdstid, fravær og ferie. Med de nye EU-krav, der træder i kraft i Danmark den 1. juli 2024, er et sådant system lovpligtigt for alle arbejdsgivere for at dokumentere overholdelse af gældende arbejds- og hviletidsbestemmelser.

Hvad er et timeregistreringssystem, og hvem er omfattet af loven?

Tidsregistrering er den proces, hvor medarbejdere systematisk dokumenterer deres arbejdstid, herunder start- og sluttidspunkter samt pauser. Fra 2024 er alle danske arbejdsgivere og deres medarbejdere omfattet af tidsregistreringskravet, uanset virksomhedens sektor eller størrelse.

Loven kræver, at virksomheder implementerer et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system. Formålet er at beskytte lønmodtagere mod urimelige arbejdstider gennem dokumentation af 11-timersreglen og 48-timersreglen. Overtrædelse af de nye regler kan medføre markante bøder og alvorlige juridiske konsekvenser for virksomheden.

Platformen fungerer som det centrale værktøj til at opretholde korrekt lønudbetaling og fakturering. Samtidig skaber den fuld gennemsigtighed for både ledelsen og den enkelte ansatte. Gennem en professionel tidsregistrering sikrer man, at alle datakrav og overenskomster overholdes per automatik.

Kan man implementere et timeregistreringssystem gratis eller på prøve?

Mange virksomheder foretrækker at teste softwaren uden økonomisk binding. Det er muligt at vælge en opsætning og starte op uden tidsbegrænsning og uden at afgive kreditkortoplysninger under oprettelsen.

TimeGuru er bygget som en smart selvbetjeningsløsning, der straks giver det fulde overblik. Systemet kan skræddersyes fuldstændigt efter oprettelsen for at afspejle jeres interne processer. Vores gratis supportafdeling sidder altid klar til at hjælpe med tilpasning af løsningen, hvis der opstår spørgsmål.

Brugerne kan logge ind med deres foretrukne metoder, og selve opsætningen er klar på få sekunder. Herefter tages medarbejderen direkte til ugesedlen for at påbegynde registreringen. [Prøv nu]

Hvorfor fejler manuelle regneark i moderne ressourcestyring?

Baseret på analyse af branchestandarder koster manuelle Excel-ark virksomheder adskillige spildte timer månedligt grundet indtastningsfejl, manglende versionstyring og forsinket faktureringsgrundlag.

Når ressourcestyring digitaliseres, minimeres kompleksiteten og derigennem risikoen for menneskelige fejl. Enkle digitale processer øger medarbejdernes tilfredshed og frigiver værdifuld tid for HR- og økonomiafdelingen. Automatisk beregning af overarbejde og løntillæg sikrer desuden en fuldstændig gnidningsfri arbejdsgang fra registrering til lønseddel.

Tidsregistrering giver uundværlig indsigt i ressourceudnyttelsen på tværs af afdelinger og teams. Med korrekt planlægning og budgettering kan faktisk tidsforbrug løbende sammenlignes med virksomhedens estimater. Dette udgør en central informationskilde til kontinuerlig procesoptimering.

Hvilke interne funktioner understøtter HR-arbejdsgangene bedst?

De mest afgørende interne funktioner omfatter live-arbejdstidsrapporter, automatisk flekstidsberegning og en én-kliks løsning til fratrækning af pauser.

Flekstidsbalancer gøres synlige for medarbejderne i realtid, hvilket skaber tryghed og overblik. Automatisk ferieopgørelse håndterer optjente og forbrugte feriedage direkte i systemet. Dette fjerner behovet for interne excel-ark til beregning af saldo.

Ledelsen får adgang til et opdateret overblik over den samlede ressourceanvendelse. Dette muliggør proaktiv ressourcestyring på interne projekter og opgaver. Virksomheden kan dermed optimere sine budgetter kontinuerligt ud fra præcise datagrundlag.

Hvordan håndteres fravær, ferieplanlægning og 11-timersreglen?

Feriehåndtering integreres direkte i systemet via kalenderintegration og ledergodkendelse. 11-timersregelovervågningen analyserer registreringerne og afsender automatisk meddelelser til bruger og leder ved afvigelser.

Fraværsregistrering kan udføres af medarbejderen selv, eller nærmeste leder kan indtaste det på deres vegne. Systemet kan konfigureres til at registrere sygedage automatisk, indtil der foreligger en officiel raskmelding. Det udfører selv optælling af fraværsdage og kan sende notifikationer ved fastsatte grænseværdier.

Platformen understøtter fuldt ud danske og europæiske ferieregler samt lokale overenskomster. Virksomheden kan frit oprette de specifikke ferie- og fraværstyper, som lokalaftalerne dikterer. Dette skaber en skræddersyet løsning, der favner alt fra barsel til omsorgsdage.

Hvordan fungerer ugesedlen og personlige standardindstillinger?

Ugesedlen er brugerens centrale arbejdsstation til registrering af arbejdstid, automatisk beregnede løntillæg, udlæg og kørsel. Personlige standardindstillinger forudfylder faste arbejdstimer og opgaver for at spare tid.

Ugesedlen giver et komplet ugentligt overblik og er designet til både PC, tablet og smartphone. Registreringen er yderst fleksibel, idet den understøtter både start/slut-tidsregistrering og direkte indtastning af samlede arbejdstimer. Brugerne kan benytte kopier/indsæt-funktioner til at genbruge tidligere registreringer i travle perioder.

Fotodokumentation af kvitteringer kan vedhæftes direkte i ugesedlen. Dette samler al relevant data for den specifikke uge ét sted. Løsningen opdaterer automatisk flekstidsbalancen ud fra ugens samlede indtastninger og godkendte fravær.

Hvorfor er mobil tidsregistrering essentielt for medarbejdere på farten?

Mobil tidsregistrering tillader fjern- og feltarbejdere at registrere deres tidsforbrug præcist og i realtid, hvilket eliminerer brugen af manuelle og mangelfulde arbejdssedler.

Vores intuitive mobil-løsning tilgås hurtigt direkte fra hjemmeskærmen på moderne smartphones. Medarbejderne kan indtaste arbejdstimer, kørsel og udgifter uden at skulle returnere til kontoret først. Dette sikrer en sammenhængende teknologisk infrastruktur, hvor data aldrig går tabt.

Arbejdsflowet forbedres markant, når daglige registreringer klares på farten. Risikoen for glemte timer eller mistede udlægskvitteringer reduceres til et absolut minimum. Systemet sikrer, at alle mobile indtastninger er stærkt beskyttede og fortrolige. Læs mere om opsætningen i vores vejledning til TimeGuru på telefonen.

Hvordan håndteres kunde- og projektregistrering til fakturering?

Systemet adskiller skarpt mellem arbejdstid og fakturerbare timer. Virksomheden bevarer separate optegnelser for kundefakturering uden at påvirke medarbejderens arbejdstid eller flekstidsbalancer.

For virksomheder, der fakturerer per time, er nøjagtig sporing af tidsforbruget afgørende for likviditeten. Ved projekter med fastprisaftaler sikrer registreringen, at budgetoverskridelser identificeres i tide. Projektstyringsmodulet inkluderer Gantt-kort, underopgaver og ledelsesgodkendelse inden fakturaen dannes.

Fakturaintegrationen overfører gnidningsløst de godkendte timer til eksterne regnskabssystemer. Dette sikrer et detaljeret overblik over indtægter og faktisk indtjening fordelt på specifikke kunder, projekter og aktiviteter. Resultatet er et datadrevet grundlag for at vurdere planlagt mod faktisk brug af timerne.

Hvordan opsættes priser på aktiviteter og projekter?

For at tilknytte kost- og salgspriser til tidsregistreringen anvendes specifikke priselementer, som indeholder navn, kostpris, salgspris og en ‘gyldig fra’-dato.

Priselementer knyttes typisk direkte til aktiviteter såsom “Bogføring”, “Revision” eller “Trainee Timer”. Ved tidsregistrering reflekterer den valgte aktivitet straks den underliggende kost- og salgspris. Er der indgået specielle kundeaftaler, kan unikke priselementer knyttes til det individuelle projekt.

Centraliseret administration af priser via elementer er en stor fordel ved årlige prisjusteringer. Virksomheden tilføjer blot en ny linje med fremtidige satser og en aktiveringsdato. Systemet skifter automatisk over til de nye priser på den valgte dag, hvilket forhindrer faktureringsfejl.

Hvilke ekstra funktioner optimerer driften yderligere?

Platformen tilbyder specialiserede moduler som stempelkort til produktionsmiljøer, timelønspuljer til håndtering af opsparet fritid og understøttelse af multiple sprog.

Udvalgte medarbejdergrupper kan benytte stempelkort til præcis ind- og udstempling på fysiske lokationer. Timelønspuljen håndterer regnskabet for opsparing og udbetaling af afspadsering. Flersproget support tilgodeser internationale virksomheder og overholdelse af diverse ferieregler i hele EU.

Arbejdsgangene effektiviseres ved at integrere jobbeskrivelser og relevante filer direkte i tidsregistreringsmodulet. Medarbejderne har dermed altid adgang til de nødvendige instruktioner forud for påbegyndelse af en given opgave.

Kan platformen integreres med løn- og økonomisystemer?

Ja, et effektivt datalink eliminerer dobbeltindtastninger. TimeGuru kommunikerer direkte med førende løn- og økonomisystemer via standardintegrationer og et omfattende API.

Systemet tilbyder en dyb integration til Azure AD og Microsoft Entra ID. Dette muliggør nem og sikker synkronisering af medarbejderstamdata. Brugere kan logge på med eksisterende Microsoft 365- eller Google-konti via Single Sign-On (SSO).

Har virksomheden specialbyggede platforme, kan disse let udveksle data gennem vores veldokumenterede API. Dette sikrer, at timeregistreringssystemet fungerer som en integreret, naturlig forlængelse af jeres eksisterende it-landskab.

Hvordan struktureres data i rapporter og analyser?

Al registreret tid, udgifter, løntillæg og kørsel kan udtrækkes via en indbygget rapportgenerator, hvor kolonner, filtre og grupperinger konfigureres efter behov.

Brugerne kan oprette rapportskabeloner for at gemme komplekse konfigurationer til fremtidige udtræk. Systemet husker automatisk den seneste opsætning for at minimere tidsforbruget ved månedslukning. Rapporterne kan eksporteres direkte til Excel for videre behandling eller gemmes som PDF til udskrivning.

Den høje grad af tilpasning i rapportmodulet overflødiggør ofte brugen af eksterne datamodelleringsværktøjer. Ledelsen får direkte adgang til detaljeret dokumentation inden for enhver given periode.

Hvordan sikres virksomhedens data i skyen?

Systemet opbevarer alle data på topsikrede servere hos Microsoft Azure i Nordeuropa og revideres løbende af eksterne parter gennem en ISAE 3000 certificering.

TimeGuru er et fuldblods, danskudviklet cloud-system bygget på de strengeste sikkerhedsstandarder. Den årlige ISAE 3000 certificering fungerer som din garanti for, at databehandling og persondatasikkerhed overholder al gældende lovgivning, herunder GDPR.

Vi underkaster løbende vores procedurer for datasikkerhed streng kontrol fra en uafhængig IT-revisor. Dette høje sikkerhedsniveau beskytter mod cybertrusler og sikrer stabil oppetid, så medarbejderne altid kan tilgå systemet.