Som leder skal du godkende eller afvise de anmodninger, som brugerne under din supervision sender til dig. Uanset om det er deres ugentlige tidsregistrering eller en ferieanmodning, skal du som leder enten acceptere eller afvise deres forespørgsler.
I TimeGuru kan du godkende eller afvise dine brugeres anmodninger flere steder i systemet.
Hvis det drejer sig om deres tidsregistrering, kan du gå direkte ind i deres ugeseddel og godkende derfra, eller du kan godkende via ledergodkendelses-widgetten på dit dashboard. Du kan også bruge ledergodkendelsesrapporten.
Hvis det er en anmodning om ferie/fravær, kan du bruge ledergodkendelses-widgetten.
Godkendelse via brugerens ugeseddel
For at ledergodkende dine brugeres arbejdsark kan du gå til deres arbejdsark. Følg disse trin for at gøre det:
1. Start på dit dashboard. Her (hvis aktiveret i dine dashboard-indstillinger, kan aktiveres under skruenøglen til højre) kan du skifte mellem de brugere, du har i din supervision.
Herfra kan du bruge hurtiglinket “Gå til admin ugeseddel” under den bruger, hvis arbejdsark du ønsker at godkende.
2. Når du har brugt hurtiglinket fra dashboardet, kan du skifte mellem brugernes uger for at finde de uger, du vil godkende (klik på pilene øverst). Her kan du også skifte mellem de brugere, du administrerer (klik på navnebjælken øverst på siden).
Tjek altid brugernes tidsregistreringer og sørg for, at alt er korrekt, før du godkender.
Hvis alt ser godt ud, kan du gå ned til godkendelsesboksen og trykke på “Godkend som leder”. Her kan du også vælge “Send til leder”, hvis brugeren har glemt, hvordan man gør det selv.
3. Når du trykker på “Godkend som leder”, vil systemet spørge, om du er sikker. Husk, at når du først har godkendt arbejdsarket, kan brugeren ikke længere redigere deres uge.
Sørg derfor for, at du godkender den korrekte uge, før du bekræfter!
4. Når arbejdsarket er godkendt, vil tidsregistreringen blive låst for brugeren. Hvis der er noget, der skal ændres i den godkendte uge, skal du som leder annullere godkendelsen for at gøre det muligt.
Du gør dette ved at klikke på “Fortryd” under “Godkendt” i godkendelsesboksen.
Godkendelse via ledergodkendelses-widgetten
For at ledergodkende dine brugeres anmodninger om ferie/fravær eller tidsregistreringer, kan du bruge “Godkend/Afvis anmodning”-widgetten.
1. Gå til dit dashboard og find ledergodkendelses-widgetten. (Denne widget skal være aktiveret i dine dashboard-indstillinger, hvis den ikke allerede er det.)
Hvis widgeten er tom, skal du gå til “Vis indstillinger” i øverste højre hjørne af widgeten og indstille den til at vise “Som leder”, “Som stedfortræder” eller begge dele.
Her kan du også aktivere en mailnotifikation, hvis du ønsker at modtage en e-mail, hver gang du har en ventende anmodning.
Hvis du stadig ikke kan se nogen anmodninger, kan det skyldes, at brugerne er tildelt den forkerte leder. Du skal derfor kontakte administratoren, så de kan ændre brugerens leder til dig.
Aktivér “Vis behandlede” for at se tidligere anmodninger. Her kan du også ændre anmodninger, du allerede har godkendt eller afvist.
-
I widgeten på højre side kan du derefter besvare eller ændre tidligere besvarede anmodninger. Når du klikker på “Besvar” eller “Ændr”, vil et lille vindue dukke op, der viser detaljerne om anmodningen. Herfra kan du så godkende eller afvise anmodninger. Du kan også efterlade en kommentar til brugeren, hvis det er nødvendigt.
Godkendelse via “Leder godkendelse”-rapporten
For at godkende dine brugeres tidsrapporter som leder kan du bruge rapporten “Leder godkendelse”.
1. Gå til dit “Rapporter”-ikon øverst til højre (lyn-ikonet). Her ser du alle de forskellige rapporter, du har som leder. Vælg derefter “Leder godkendelse”.
2. Her kan du vælge (hvis du er administrator eller leder for flere afdelinger) hvilken afdeling, medarbejdertype og brugerfilter, hvis nødvendigt. Du kan også vælge datointervallet. For at se den sidste fulde lønperiode, vælg “Sidste 5 uger”. Tryk derefter på “Vis”.
Her kan du se medarbejdernes sidste fem arbejdsuger. Herfra kan du godkende deres arbejdsark. Hvis brugeren ikke har sendt deres arbejdsark til lederen, vil det være gråt.
Du kan derefter notificere brugerne om de manglende godkendte tidsrapporter ved at klikke på “Notificer om manglende godkendelse” øverst til højre. Systemet vil derefter spørge, om du er sikker, og vise en liste over de uger, hvor godkendelse mangler, samt hvem det drejer sig om.
3. For at godkende dine brugeres ugeseddel kan du enten godkende dem én efter én eller godkende alle brugeres ugeseddel fra den valgte uge.
Du kan enten trykke på “Godkend alle” for at godkende alles ugesedler, eller du kan trykke på hver enkelt brugers arbejdsuge for at godkende dem individuelt.
