Ferieregistrering, fraværsregistering og håndtering

Det er nemt at registrere ferie i TimeGuru.

Lad TimeGuru styre dine ferieordninger og giv medarbejdere et godt overblik over opsparet, afholdt og planlagt ferie. Det sparer tid og letter HR og lønkontorets administration. 

Få blandt andet:

• Ferie-anmodning med ledergodkendelse.
• Ferie statistik og dokumentation i realtid.
• Automatisk tidsregistrering og kalenderintegration.
• Let overførsel eller udbetaling af restferie.
• Indbygget ferieplan og daglig fraværsoversigt.
• Understøttelse af nedsat arbejdstid og 1 til 4-dags uge.

TimeGuru er den ideelle løsning til at styre ferie, fravær og tidsregistrering. Systemet understøtter selvfølgelig den nye ferielov. Ved oprettelse af et nyt system, har vi allerede klargjort samtidighedsferie (som den nye ferielov også kaldes) og feriefri.

Du kan selvfølgelig ændre, slette eller tilføje ferietyper, så systemet passer perfekt til din virksomhed.

Alle feriefunktioner kan også styres via mobilen. Uanset om du er bruger, leder eller administrator i TimeGuru.

Du og dine kollegaer får følgende fordele med TimeGuru ferieregistrering:

• Ferieanmodning og leder-godkendelse via siden “Mit Cockpit”.
• Altid opdateret ferieoversigt som viser opsparet, afholdt, rest og planlagt for hver ferietype.
• Fælles feriekalender med mulighed for pdf/print samt bookning af personlig kalender.
• Ferierapporter med samlet overblik i både dage og timer.
• Automatisk beregning ud fra anciennitet med mulighed for manuel korrektion. Også ved nedsat arbejdstid.
• Opret alle de ferietyper der er brug for (ferie, feriefri, seniordage, fritvalg og så videre).
• Automatisk udbetaling og/eller overførsel af ferie ved godkendelse.
• Eksport til førende lønsystemer som Danløn, Dataløn, Visma/Bluegarden, KMD, Lessor mm.

Skal vi vise dig hvor nemt det er? Ring  71 74 11 15 eller skriv til info@timeguru.dk

Læs mere om TimeGuru feriestyring:

• Opsætning efter Ferieloven
• Ferie Planlægning og Fælleskalender
• Anmodning og Godkendelse
• Medarbejders feriestatistik i realtid
• Løneksport og Ferierapporter

Opsætning efter ferieloven

Med TimeGuru kan du selv opsætte alle de ferietyper, der er behov for. Både for danske og udenlandske afdelinger. Ferietyper opsættes for hele virksomheden, grupper eller enkeltpersoner. Denne fleksibilitet gør det nemt at opsætte forskellige overenskomster/aftaler i samme system. Når systemet oprettes, har vi allerede oprettet ferie efter ny ferielov for alle medarbejdere. Dette kan selvfølgelig ændres efter behov.

Ferie Planlægning og Fælleskalender

Ved godkendelse af en ferieanmodning, er der flere ting, der sker automatisk:

1. Ferie bookes i medarbejderens ugeseddel og konverterer automatisk til tidsregisterring/løn efter afholdelse.
2. Ferie bookes i fælles feriekalender, som også kan printes.
3. Der sendes en bookning til medarbejderens egen kalender, hvis aktiveret i systemet. Virker med Outlook, Google mm.

Nedenfor vises et eksempel på en ferieplan:

Bemærk at ferieplanen både viser ferietype og godkender-status ligesom det er muligt at benytte afdelingsfilter.

Anmodning og Godkendelse

Der er flere måder at planlægge ferie på. En administrator kan planlægge og godkende ferie. Eller medarbejderen kan selv oprette sin ferieanmodning via anmodninger i “Mit Cockpit”. Disse anmodninger kan så godkendes eller afvises af en leder/administrator.

Det er også muligt at tidsregistrere ferie direkte i ugesedlen. Det benyttes typisk ved et hurtigt opstået behov for at afholde en feriedag. Se mere i vores Gennemgang af modulet Tidsregistrering.

Medarbejderens feriestatistik er altid opdateret

Uanset om ferie er registreret manuelt eller via ferieplanen, indgår den automatisk i statistikken, som altid er opdateret. Yderligere, kan medarbejderen klikke på sin feriesaldo, for at se dokumentation for afholdte feriedage. Det sparer ressourcer i administrationen :-).

Nedenfor vises Cockpit modulets “Ferieoversigt” som alle medarbejdere har adgang til:

Ved at klikke på “i” til højre i ferielisten, ses alle oplysninger om ferietypens opsparing, regler og korrektioner.

Ovenstående skærmbilleder ses af alle almindelige brugere. Det er dermed ikke længere nødvendigt at kontakte lønkontoret, når der er tvivl om afholdt ferie.

Løn- og Ferierapporter

TimeGuru indeholder flere administrative ferierapporter. Som Administrator eller Super bruger, har man adgang til data på tværs af virksomheden. Mens afdelingsledere “kun” kan se data for egen afdeling.

Yderligere, er der indbygget løneksport og du kan selv afkrydse hvilke data, der skal indgå. For månedslønnede vil man typisk overføre de ferietyper, som lønsystemet understøtter. For timelønnede vil man typisk også overføre den arbejdstid, der skal udbetales.

Effektiv ferieregistrering med TimeGuru

TimeGuru gør ferieregistrering til en enkel og effektiv proces, der letter administrationen for både HR og medarbejdere. Med vores platform kan medarbejdere nemt anmode om ferie, og ledere kan godkende eller afvise disse anmodninger direkte i systemet. Feriesaldoen opdateres automatisk, så alle parter altid har det fulde overblik over opsparede, afholdte og planlagte feriedage. TimeGuru understøtter desuden automatisk beregning af feriedage baseret på anciennitet, hvilket sikrer præcis håndtering af ferie for alle medarbejdere. Vores system er designet til at integrere gnidningsløst med eksisterende kalender- og lønsystemer, hvilket gør feriehåndteringen nem og effektiv.

Ferieplanlægning og fraværsregistrering i én løsning

Med TimeGuru kan virksomheder optimere deres ferieplanlægning og fraværsregistrering gennem både individuelle feriekalendere og en fælleskalender. Hver medarbejder har sin egen kalender, der giver et klart overblik over planlagte feriedage og andre fraværstyper. Samtidig er der en fælleskalender, som alle i virksomheden har adgang til. Denne giver både medarbejdere og ledere et samlet overblik over teamets feriedage og fravær. Det gør det nemmere for ledere at koordinere ferieafholdelsen og sikrer, at der altid er nok personale til stede. Kalendersystemet kan eksporteres til PDF eller printes, og medarbejdere kan integrere deres personlige kalender, så ferieplanlægningen automatisk opdateres. Med TimeGuru bliver ferieplanlægningen effektiv og problemfri, hvilket reducerer risikoen for misforståelser og fejl i fraværsregistreringen.

Skræddersyet håndtering af feriefri timer og ferie til gode

TimeGuru tilbyder fleksible løsninger til håndtering af feriefri timer og ferie til gode, så din virksomhed kan tilpasse systemet efter specifikke behov. Medarbejdere kan selv følge med i deres opsparede feriedage og let anmode om udbetaling eller overførsel af ferie ved årets afslutning. Systemet kan håndtere flere forskellige ferietyper, herunder feriefri, seniordage og fritvalg, hvilket gør det nemt for virksomheder at administrere forskellige ferieaftaler. Med TimeGurus intuitive brugergrænseflade kan medarbejdere og ledere altid få adgang til opdateret information om feriesaldo og -planlægning, hvilket gør feriehåndteringen mere gennemsigtig og brugervenlig.

Automatiserede ferierapporter og løneksport

TimeGuru gør det nemt at generere præcise ferierapporter og udføre løneksport med blot få klik. Vores system giver administratorer og superbrugere mulighed for at trække data på tværs af virksomheden, mens afdelingsledere kan få adgang til specifikke data for deres egen afdeling. Dette sikrer, at alle ledelsesniveauer har de nødvendige oplysninger til rådighed. TimeGuru understøtter automatisk løneksport til førende lønsystemer som f.eks. Danløn, Dataløn, og Visma, hvilket sparer tid og reducerer risikoen for fejl i lønbehandlingen. Med vores automatiserede ferierapporter kan din virksomhed opretholde nøjagtig og effektiv ferieadministration uden langsomme og besværlige manuelle processer.

Vi er altid klar til at hjælpe dig!

Se alle vejledninger opdelt efter brugerrolle.

Kontakt os hvis du vil vide mere eller ønsker en gennemgang (se kontaktoplysninger øverst på siden).